ในยุคที่ข้อมูลลูกค้าคือขุมทรัพย์ล้ำค่า
CRM System หรือ ระบบบริหารจัดการลูกค้าสัมพันธ์ จึงกลายเป็นเครื่องมือสำคัญที่ธุรกิจทุกขนาดต้องมี เพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่แข็งแกร่งกับลูกค้า เพิ่มยอดขาย และขับเคลื่อนการเติบโตอย่างยั่งยืน
แต่ด้วย CRM System ที่มีให้เลือกมากมายในตลาด
แล้วเราจะ “เปรียบเทียบ” อย่างไร? และ “เลือกตัวไหน” ที่จะตอบโจทย์ธุรกิจของเรามากที่สุด? บทความนี้มีคำตอบ! เราจะพาคุณไปเจาะลึกทุกแง่มุมในการเปรียบเทียบ CRM System เพื่อให้คุณตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาด
ทำไมการเปรียบเทียบ CRM System ถึงสำคัญ?
การเลือก CRM System เปรียบเสมือนการลงทุนระยะยาว หากเลือกพลาด อาจเสียทั้งเงิน เวลา และโอกาสทางธุรกิจ การเปรียบเทียบอย่างละเอียดจะช่วยให้คุณ:
- ระบุความต้องการที่แท้จริงของธุรกิจ: เข้าใจว่าธุรกิจของคุณต้องการฟังก์ชันอะไรบ้าง ทั้งช่วงเริ่มต้นการใช้งาน ไปจนถึงเฟสงานที่คุณคาดหวังว่าจะใช้งานต่อ
- ค้นหา CRM ที่มีฟีเจอร์ตรงกับความต้องการ: หลีกเลี่ยงการจ่ายเงินสำหรับฟีเจอร์ที่ไม่จำเป็น ด้วยความที่ System ส่วนใหญ่มีฟีเจอร์จำนวนมาก ที่น่าสนใจ แต่ไม่ได้ใช้งานจริง รวมถึงหลายแบรนด์ชูธงในฟีเจอร์ที่มีความใหม่ แต่หากคุณได้ปรึกษากับทีมงานแล้วจะพบว่าฟีเจอร์ที่ใช้งานจริงได้ง่าย และตอบโจทย์เป็นสิ่งที่ต้องให้ความสำคัญเป็นลำดับแรกๆ
- เปรียบเทียบราคาและความคุ้มค่า: เลือก CRM ที่อยู่ในงบประมาณและให้ผลตอบแทนที่ดีที่สุด รวมถึงมีความยืดหยุ่นในการลงทุน บาง CRM System เป็นเช่าใช้งาน (On-Cloud) บาง CRM System เป็นแบบลงทุนครั้งเดียวและมีค่าบริการดูแลรักษารายปี (On-Premise) และบาง CRM System สามารถปรับได้ตามความต้องการ
- พิจารณาความง่ายในการใช้งานและการปรับแต่ง: เลือก CRM ที่ทีมของคุณสามารถใช้งานได้จริงและปรับให้เข้ากับ Workflow ของธุรกิจ
- ประเมินการสนับสนุนและบริการหลังการขาย: มั่นใจว่าจะมีผู้ช่วยเหลือเมื่อเกิดปัญหา มีทีมงานที่ให้คำปรึกษาที่ตอบโจทย์การใช้งาน รวมถึงการสนับสนุนเมื่อเกิดการเติบโตทางธุรกิจ
5 ขั้นตอนสำคัญในการเปรียบเทียบ CRM System:
1.กำหนดความต้องการและเป้าหมาย ของธุรกิจให้ชัดเจน:
- ธุรกิจของคุณมีขนาดใด? (SME, องค์กรขนาดใหญ่)
- อุตสาหกรรมของคุณคืออะไร? (บริการ, Trading, อีคอมเมิร์ซ, อสังหาริมทรัพย์ ฯลฯ)
- แผนกใดที่จะใช้งาน CRM System บ้าง? (ฝ่ายขาย, การตลาด, บริการลูกค้า)
- คุณต้องการให้ CRM System ช่วยแก้ปัญหาอะไร? (เช่น จัดการ Lead ไม่มีประสิทธิภาพ, ข้อมูลลูกค้ากระจัดกระจาย, จัดการเอกสารงานขายที่ไม่เป็นระบบ หรือ การสื่อสารกับลูกค้าไม่เป็นระบบ)
- เป้าหมายในการใช้งาน CRM คืออะไร? (เช่น เพิ่มยอดขาย, เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน, ปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้า)
- ฟีเจอร์พื้นฐานที่จำเป็นคืออะไร? (เช่น การจัดการ Contact-Account, การจัดการ Lead, การจัดการ Quotation, การจัดการงานโครงการ, การจัดการ Visit, Task, ปฏิทิน, รายงาน, การจัดการงานบริการ หรือการจัดการงาน Chat)
- ฟีเจอร์ขั้นสูงที่อาจจำเป็นในอนาคตคืออะไร? (เช่น Sales Automation, Marketing Automation, Sales Forecasting, Service Automation, Integration กับระบบอื่น ๆ)
2.ทำ Research และสร้างรายชื่อ CRM System ที่น่าสนใจ:
- ขอคำแนะนำ: สอบถามจากเพื่อนร่วมธุรกิจหรือผู้เชี่ยวชาญด้าน CRM
- ดู Demo และ Trial ฟรี: CRM หลายเจ้ามี Demo หรือ Trial ให้ทดลองใช้งานจริง เพื่อดูว่า Interface และฟังก์ชันตอบโจทย์หรือไม่ แต่ส่วนใหญ่การเรียกมา Present เป็นวิธีการที่ดูจะจัดการได้ง่ายกว่าเนื่องจาก Software มีความซับซ้อน การ Trial เองโดยทีมงานของเราเอง หลายครั้งยังไม่มีความเชี่ยวชาญพอสำหรับการคัดเลือก
- สร้าง Shortlist: คัดเลือก CRM System ที่ดูเหมือนจะตรงกับความต้องการของคุณมากที่สุด ประมาณ 3-5 ระบบ โดยอาจ scope ว่ากำลังมองแบรนด์ต่างประเทศ แบรนด์ไทย หรือจากงบประมาณ
3.เปรียบเทียบฟีเจอร์และฟังก์ชัน อย่างละเอียด:
สร้างตารางเปรียบเทียบ: ทำตารางเพื่อเปรียบเทียบฟีเจอร์หลัก ๆ ของแต่ละ CRM ใน Shortlist ของคุณ เช่น
- การจัดการ Contact และ Account
- การจัดการ Lead และ Deal
- การจัดการ Visit Task และ Activity
- การจัดการ Quotation
- การจัดการ Project
- ระบบ Email Integration
- ระบบ Calendar และ Scheduling
- ระบบ Reporting และ Analytics
- ระบบ Marketing Automation (ถ้ามี)
- ระบบ Service Automation (ถ้ามี)
- ระบบ Customer Service (ถ้ามี)
- ความสามารถในการปรับแต่ง (Customization)
- ความสามารถในการ Integration กับระบบอื่น ๆ (เช่น ระบบบัญชี, ระบบ ERP, Marketing Tools)
- Mobile App Support
- Call Center Support, Online Agent Support
- AI Support
ให้คะแนนตามความสำคัญ: กำหนดคะแนนให้กับแต่ละฟีเจอร์ตามความสำคัญต่อธุรกิจของคุณ เพื่อช่วยในการตัดสินใจ
4.พิจารณาเรื่องราคาและ แผนการใช้งาน:
- รูปแบบการคิดราคา: (On-Cloud ต่อผู้ใช้งานต่อเดือน, On-Premise แบบลงทุนครั้งเดียวและจ่ายค่าบำรุงรักษารายปี)
- ค่าใช้จ่ายเริ่มต้นและค่าใช้จ่ายแฝง: (เช่น ค่า Setup, ค่า Training, ค่า Add-on)
- แผนการใช้งานที่แตกต่างกัน: (Basic, Professional, Enterprise) แต่ละแผนมีฟีเจอร์และข้อจำกัดอย่างไร
- ความคุ้มค่า: เปรียบเทียบราคาและฟีเจอร์ที่ได้รับ เพื่อดูว่า CRM ระบบใดให้ความคุ้มค่ามากที่สุด
5.ประเมินความง่ายในการใช้งาน การสนับสนุน และการ Scalability:
- User Interface (UI) และ User Experience (UX): ระบบใช้งานง่ายหรือไม่ ทีมของคุณจะสามารถเรียนรู้และใช้งานได้อย่างรวดเร็วหรือไม่ เช่น เป็นภาษาไทย, มีทั้งระบบที่ใช้งานผ่าน web และ mobile ที่ยืดหยุ่น รวมถึง คิดมาแล้วใช้ได้จริง ไม่ใช่แค่มีมาก แต่ไม่ได้ใช้งาน
- การสนับสนุนลูกค้า: มีช่องทางการสนับสนุนใดบ้าง (อีเมล, โทรศัพท์, แชท) มี Service Level ที่ให้บริการได้รวดเร็วและตอบโจทย์ ให้บริการสนับสนุนได้ทั้งแบบ 5×7, 7×10 และ 24×7 เพื่อการใช้งานที่ราบรื่น
- ความสามารถในการ Scalability: ระบบสามารถรองรับการเติบโตของธุรกิจคุณในอนาคตได้หรือไม่ สามารถเพิ่มผู้ใช้งานหรือฟีเจอร์เพิ่มเติมได้ง่ายหรือไม่ หากเริ่มจากฝ่ายขายก่อน อนาคตไปต่อกับฝ่ายการตลาด หรือฝ่ายบริการ จะรองรับได้หรือไ่ม่ เพราะธุรกิจต้องการระบบ CRM ระบบเดียวที่เป็น One Customer Data Platform หากลงทุนแล้วยังต้องแยกระบบอีก จะยิ่งสร้างความลำ
สรุป: เลือก CRM System ที่ใช่ ติดปีกธุรกิจให้เติบโตอย่างยั่งยืน
การเลือก CRM System ที่เหมาะสมต้องใช้เวลาและความใส่ใจในการเปรียบเทียบอย่างละเอียด อย่ารีบร้อนตัดสินใจ เพียงเพราะราคาถูกหรือมีคนแนะนำเยอะ สิ่งสำคัญที่สุดคือการเลือก CRM ที่ตอบโจทย์ความต้องการและเป้าหมายของธุรกิจคุณอย่างแท้จริง
หวังว่าคู่มือการเปรียบเทียบ CRM System ฉบับนี้ จะเป็นประโยชน์และช่วยให้คุณตัดสินใจเลือก CRM ที่ใช่ เพื่อนำพาธุรกิจของคุณไปสู่ความสำเร็จที่ยิ่งใหญ่กว่าเดิมในปีต่อ ๆ ไป!
Tips:
หากธุรกิจของคุณกำลังเปรียบเทียบ CRM System ทาง เอ ไอ ซิสเต็ม เป็นอีก 1 ทางเลือกที่สามารถเป็นทั้ง Provider ที่มี Solution ให้บริการ รวมถึงมี Template ที่เป็น Guideline ในการเลือกและเปรียบเทียบการนำ CRM System มาใช้กับธุรกิจในทุกขนาด ที่สำคัญ เราให้คำปรึกษา ฟรี!!! สามารถติดต่อที่ [email protected] ได้ตลอดเวลา
